Software de bilhetagem

O Grupo Uniprox Soluções de Outsourcing de Impressão disponibiliza um software de bilhetagem que facilita a captura de cada informação do ambiente de sua empresa, mostrando a dissipação das impressões.

O software de bilhetagem registra todas as impressões realizadas, permitindo uma visualização da quantidade impressa realizada por cada usuário da empresa, mostrando também o que foi impresso por ele.

Muitas empresas utilizam o software de bilhetagem como uma boa solução estratégica para reduzir os custos e controlar os documentos.

Recursos do software de Bilhetagem

1) Informações sobre o uso

O software de bilhetagem de impressão registra dados dos trabalhos em um banco de dados, o que permite a sua análise através de relatórios. Diversas informações estão disponíveis, inclusive quem imprimiu, o que foi impresso e o custo de impressão associado. Utilizando os relatórios torna-se possível realizar o monitoramento da impressão e educar os usuários que cometem abuso e desperdício.

1.1) Exemplo de relatório detalhado (Histórico por dia)

1.2) Exemplo de relatório departamental (Sumário por centro de custo/usuário/uso de cor)

1.3) Exemplo de relatório sumário (Sumário por impressora/usuário)

1.4) Publicar informações

É possível consultar informações através de um navegador Web a partir de qualquer dispositivo na intranet, podendo exportar para PDF ou dados brutos (CSV). É possível ocultar relatórios detalhados e informações de custo, bem como especificar o acesso por centro de custo, fornecendo informação apenas a quem tem responsabilidade sobre ela.

 1.5) PrintSpy Web

No ambiente do PrintSpy Web é ainda possível visualizar o documento impresso para fins de auditoria.

1.6) Identificar origem de impressões através de marca d’água automática

Uma marca d’água pode ser automaticamente gerada no rodapé de cada página do documento impresso, sendo possível identificar o usuário, o computador e a data da impressão. Esta técnica permite rastrear e inibir a impressão de documentos confidenciais, bem identificar pessoas que enviam a impressão e não coletam

 

2) Controle a impressão através de quotas e restrições

Quotas de impressão permitem definir um orçamento máximo para usuários ou grupos. O Notificador do PrintSpy permite ao usuário acompanhar da sua estação de trabalho o saldo de impressão atual e o total de páginas remanescentes. Caso a impressão não possa prosseguir o usuário pode ser notificado no ato, na sua própria estação de trabalho e/ou por e-mail. O PrintSpy pode também alertar por e-mail usuários e gerentes quando o saldo de impressão estiver abaixo de um percentual da quota.

Notificador do PrintSpy

2.1) Controlar impressão colorida e obrigar uso do duplex

Muitas vezes é preciso realizar o controle de impressoras coloridas, que possuem um custo de página superior. O PrintSpy permite limitar a impressão colorida de usuários selecionados. O uso de duplex por sua vez, é uma iniciativa de redução do uso de papel com importante impacto ambiental e também no custo geral de suprimentos.

Configuração para restrição de cor e duplex

2.2) Aplicar políticas em um ambiente integrado e fácil de utilizar

O ambiente de administração é similar às ferramentas de software do próprio Windows Server® e totalmente intuitivo, facilitando o gerenciamento e controle de impressão.

Administrador do PrintSpy

3) Distribuir a impressão em centros de custo

Relatórios e gráficos exibem o total de impressão de cada centro de custo, permitindo cobrar gerentes de departamento, gerar competição pelo menor custo e atribuir o custo de impressão a quem é de direito. A distribuição de responsabilidades contribui para disseminar e efetivar o gerenciamento de impressão.

3.1) Exemplo de gráfico de impressão por centro de custo

3.2) Exemplo de relatório departamental (Sumário por centro de custo/impressora)

3.3) Solicitar o centro de custo no ato da impressão

O centro de custo pode ser solicitado ao usuário através de um pop-up na estação de trabalho, no ato da impressão. Deste modo é possível atribuir a impressão dinamicamente a um cliente ou projeto.

4) Autenticar o usuário no ato da impressão

Para certificar-se que a pessoa imprimindo é o usuário atualmente conectado no computador pode-se solicitar a senha a cada impressão. O PrintSpy permite solicitar também o usuário, para situações de uso compartilhado do computador.

5) Promover a consciência ambiental

O meio ambiente precisa ser protegido. Esta é uma responsabilidade de todos. O gráfico ambiental permite observar o impacto de reduções por uso de duplex em árvores preservadas e créditos de carbono.

6) Identificar e validar o hardware da impressora

Compatibilizar os totais de página das filas de impressão com o equipamento em si é um desafio. O PrintSpy permite:

  • Identificar o hardware da impressora nos relatórios (mac address, serial, modelo)
  • Estornar totais de páginas não impressas, ou canceladas na frente do hardware

6.1) Conhecer a demanda

Gráficos de volume de impressão diário, semanal e mensal permitem identificar variações periódicas na demanda.

6.2) Planejar o investimento

Relatórios de impressão por centro de custo permitem identificar quais departamentos demandam maior investimento e a existência de recursos de impressão compartilhados.